第一章 总则
为规范学院对学术交流活动的管理，引导学术交流活动积极、有序地开展，促进我院学术水平和学术地位的不断提高，特制定本办法。
第一条 广泛开展学术交流有利于提高教师的学术水平和学校的学术地位，有利于及时掌握国内外学术领域的最新动态，有利于促进相关学科的教学与科研发展，增进我院与国内外学术界的联系与合作。学校鼓励各教学和科研单位举办高水平的国内学术会议、举办高层次的学术讲座。
第二条 我院学术交流工作的管理部门为科研处，负责对院系（部）举办学术会议及学术讲座、选派教师和科研人员参加学术会议进行审批、经费管理以及各类学术交流活动的信息统计。
第二章 举办学术会议
第三条 学术会议举办条件
1.会议指导思想正确，符合国家方针、政策。举办单位具备较强的学术组织能力和会务组织能力。
2.举办单位对于会议主题所涉及学科或技术领域的国际、国内研究现状和发展方向有把握能力。会议有利于我院学术研究、学科建设和科研队伍建设，且具有实质性的推动作用。
3.能够邀请一定数量的国内外知名学者与会，除我院专家学者必须提交一定数量的会议交流论文外，能够征集一定数量且水平较高的其他院校和科研机构的学术论文。
4.会议经费落实明确，能够保证会务及接待工作的顺利进行。
第四条 学术会议申办程序
1.举办国内学术会议，举办单位须至少提前1—2个月填写《新乡学院举办学术会议申请表》（附表一）一式两份，提出举办学术会议的申请。
2.举办国内学术会议按以下程序申办：
（1）举办单位将申请表报科研处，科研处审核后，报主管校领导审批；
（2）主管校领导批准后，由科研处将一份申请表返回申请单位，作为举办学术会议和报销会议支出的依据。
第五条 学术会议的筹备与组织
1.举办单位应设立临时筹备机构，下设学术组和会务组等。学术组负责与会议有关的学术活动，包括确定会议主席、副主席、秘书长等人选；确定详细会议议题，征集评审论文，编辑出版论文集；制订会议日程、议程；提供国内外与会学者名单；会议筹备期间的对外联系工作以及会议期间有关学术方面的工作。会务组负责相关组织工作，包括会议接待、礼宾、财务、宣传等。
2.会议结束后，举办单位应做好如下工作：
（1）汇集、整理、出版论文集；
（2）会后即在校园网上报道，并于一星期内将书面总结提交科研处；
（3）将有关的会议存档材料（如会议通知、批文、照片、光盘、录音、录像、通讯录及会议报道等）于会后两个星期内收集、整理后存档；
第六条 学术会议的经费管理
1.学校鼓励“节俭办会，以会养会”。院系（部）举办的国内外学术会议，可以按照国家和学校的有关规定，收取适当的会务费或资料费等。如收取的费用不足，凡有项目经费支持的学术会议的费用由项目经费开支；无项目经费支持、经科研处批准的学术会议，在学术会议申请表中预先列出预算详单，根据该院系（部）提交的年度科研活动计划及预算和需要资助的实际情况，学校将给予适当的补贴，全国性的学术会议资助10000—30000元；省级学术会议资助5000—10000元。
2.举办学术会议经费中学校资助的部分不应用于交通费、本校工作人员劳务费、纪念品或礼品等项目的开支。
第三章 参加学术会议
第七条 申请参加学术会议者原则上须符合下列条件：
1.对本学科有较深造诣或深入研究，有会议论文录用通知书，撰写的论文能够代表我校该学科的学术研究水平；
2.学校鼓励教师和科研人员参加层次较高的学术会议，如国际学术研讨会、国家二级、省级（含国家二级、省级）以上学会等研究（教育）机构和组织举办的学术研讨会；
3.承担教学任务者应在学校教学管理部门办理好调课手续。
第八条 参加学术会议申请程序
1.申请参加国际学术会议者至少提前4周、申请参加国内学术会议者提前3周填写附有邀请函原件的《新乡学院教师参加学术会议申请表》（附表二）；
2.所在单位负责人签署意见；
3.科研处审核批准；
4.出境参加学术会议的还须经院长办公会和党委会研究同意。
第九条 会议结束后，参会教师应根据实际情况做好如下工作：
1.向本单位提交会议交流材料、电子文档、照片等相关资料；
2.向本单位或本院系（部、所）全体教师传达会议学术动态和信息，或为学生做讲座；
第十条 教师参加学术会议的经费支出
1.凡有项目经费支持的教师参加学术会议的费用从项目经费中开支，无项目经费支持的，经院系（部、所）和科研处批准，根据该院系（部、所）提交的年度科研活动计划及预算，从学校学术经费中支出（经费已切块到部门的，从部门经费支出）。
2.教师外出参加学术会议的经费，只报销差旅费、会务费和住宿费。
第四章 举办学术讲座
第十一条 各教科研单位每学期可以申请1～2次由校外专家学者主讲的学术报告会，学术报告选题应与本学科研究前沿有关。具有高职称或高学历的我校教师，原则上要进行一年一次的学术报告，计入科研工作量。
第十二条 每场学术报告一般不少于100分钟。
第十三条 申请程序：
1.每学期开学后，各院系部和有关科研单位在两周内向科研处申报本学期聘请专家来校讲学计划，凡未列入计划的学术报告学校不予负责。
2.学术报告实施一周前填写 “新乡学院教师学术报告审批表”（附表三）或“新乡学院校外专家学术报告审批表”（附表四）并附带专家背景材料一式两份报送科研处，并落实场地、经费等具体事宜。
3.承办单位负责悬挂横幅、张贴海报、组织参会人员、布置场地等具体事项，对学术报告档案包括报告人的个人简介、报告提纲和核心内容、学术讲座的现场录音资料、录像资料以及学术报告活动的总结材料（主要指效果、反馈）等，承办单位应妥善保存，并于学术报告结束两天内，将图文资料简报形式电子版报送科研处。
第十四条 每场学术讲座的资助标准为：
1.国际知名专家、院士：3000～5000元；
2.国内知名专家、博导：1000～2000元；
3.省内知名专家、教授：1000元；
4.其它费用由邀请单位承担；
5.特殊情况由校领导批准后执行。
第十五条 本规定自下发之日起执行，由科研处负责解释。
附表1：新乡学院举办学术会议申请表
附表2：新乡学院教师参加学术会议申请表
附表3：新乡学院教师学术报告审批表
附表4：新乡学院校外专家学术报告审批表
二〇〇九年五月十八日
附表一：
新乡学院举办学术会议申请表
| 申请单位 |
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| 会议名称 |
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| 会议规模 |
本校拟参会人数： 人 |
拟邀请的领导 人 |
校外拟参会人数： 人 |
| 会议时间 |
自 年 月 日 至 年 月 日 |
会议地点 |
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| 主办单位 |
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协办单位 |
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| 会议主持人 |
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会议已有经费及来源 |
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| 经费预算及主要开支（应另附详表及会议通知） |
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| 会议内容 及意义 |
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| 申请单位 意 见 |
领导签字： (公 章) 年 月 日 |
| 科 研 处 意 见 |
领导签字： (公 章) 年 月 日 |
| 主管校领导 意 见 |
主管校长签字： 年 月 日 |
附表二：
新乡学院教师参加学术会议申请表
| 姓 名 |
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性别 |
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出生 年月 |
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现从事专 业 |
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| 学 历 学 位 |
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职称 |
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职务 |
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外语 语种 |
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| 会 议 名 称 |
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主办单位 |
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| 会 议 地 点 |
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会 议 时 间 |
自 年 月 日 至 年 月 日 |
| 提 交 论文名称 |
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| 是否申请资助 |
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申请资助金额 |
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| 经费 预算（元） |
差旅费： 会务费： 住宿费： 合 计： |
| 所 在 单 位 意 见 |
领导签字： （公 章） 年 月 日 |
附表三：
新乡学院教师学术报告（讲座）审批表（科研处存）
| 申 报 单 位 |
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| 报 告 题 目 |
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| 报告人姓名 |
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职务（职称） |
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| 报告人所在单位 |
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| 报 告 时 间 |
年 月 日 |
课时 |
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| 报 告 地 点 |
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| 申报单位意见 |
负责人签名（公章） 年 月 日 |
| 科研处意见 |
负责人签名（公章） 年 月 日 |
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新乡学院教师学术报告（讲座）审批表（部门存）
| 申 报 单 位 |
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| 报 告 题 目 |
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| 报告人姓名 |
|
职务（职称） |
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| 报告人所在单位 |
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| 报告时间 |
年 月 日 |
课时 |
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| 报告地点 |
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| 申报单位意见 |
负责人签名（公章） 年 月 日 |
| 科研处意见 |
负责人签名（公章） 年 月 日 |
新乡学院校外专家学术讲座(报告)审批表
| 专家姓名 |
性别 |
年龄 |
学历 学位 |
职 称 |
职 务 |
博（硕）导 |
社会兼职 |
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| 讲学日期 |
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工作单位 |
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| 讲学地点 |
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联系方式 |
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| 讲 学 题 目 及 报 告 提 纲 |
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| 听众数量（约） （年级 专业 学生数 教师数） |
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| 举办单位意见 （讲座意义及费用预算） |
负责人签名（公章） 年 月 日 |
| 科研处意见 |
负责人签名（公章） 年 月 日 |
| 主管院长批示 |
主管院长签名（章） 年 月 日 |
| 注：①本表一式两份，分存科研处和举办单位。 ②提交专家简历及教科研成果介绍一份，打印在本表背面。 |
填表日期： 年 月 日
